监督与特殊审核管理程序

1 目的

为了检查获证组织是否确保管理体系持续满足要求保持信任，对认证后的活动进行有效的控制，特制定本程序。

2 范围

本程序适用于所有获得公博认证管理体系认证证书组织的监督审核、特殊审核、认证范围的变更、注册信息的变更、认证标准的变更、再认证审核。

3 参考文件

CNAS-CC01 管理体系认证机构要求

CNAS-CC105管理体系审核时间（QMS/EMS/OHSMS）

质量管理体系认证规则

环境管理体系认证规则

职业健康安全管理体系认证规则

4 职责

4.1 市场部：负责向客户进行监督要求告知并调查与收集获证组织变更信息的。

4.2 审核部：负责审核方案的策划、实施、变更等管理工作。

4.3 技术部：负责认证信息的的上报。

4.3 技术委员会：负责对案卷的进行评定。

5 工作程序

5.1 监督审核

审核部根据获证组织的产品或服务的风险等级及复杂程度或其他特性，对其监督活动进行策划（如确定对获证组织的监督审核的频次等），以便定期对管理体系/服务认证范围内有代表性的区域和职能进行监视，并应考虑获证客户及其管理体系的变更情况，确保公司对持有其颁发的管理体系认证证书的组织（以下称获证组织）进行有效跟踪，监督获证组织通过认证的管理体系持续符合要求。

监督策划考虑变更内容包括：

a）企业规模和人数变化；

b）组织结构变化；

c）主要负责人变更包括管理者代表和主要联系人；

d）企业名称地址变更及扩大和缩小认证范围、暂停恢复、标准转版、新增审核类型、文件改版或重大修改、多现场和增发证书等情况：  

监督活动应包括对获证客户管理体系满足认证标准规定要求的情况进行评价的现场审核。监督活动还可以包括：

a）认证机构就认证的有关方面询问获证客户；

b）审查获证客户对其运作的说明（如宣传材料、网页）；

c）要求获证客户提供文件和记录（纸质或电子介质）；

d）其他监视获证客户绩效的方法。

5.1.1 市场部在获证组织监督审核前，向获证组织发出监督审核通知及《GBCX-01-30 获证组织信息调查表》，告知组织实施监督审核的日期及组织变更情况的获取；

5.1.2 监督审核是现场审核，不一定是对整个体系的审核，并应与其监督活动一起策划，以使认证机构能对获证管理体系在认证周期内持续满足要求保持信任。

监督审核应在获证组织现场进行，且应安排在认证范围覆盖的产品生产或服务活动正常运行时进行。由于某些企业生产的季节性原因，在每次监督审核时难以覆盖所有产品的，在认证证书有效期内的监督审核需覆盖认证范围内的所有产品。

监督审核方案至少应包括对以下方面的审查：

a）已识别的重要关键点是否按各管理体系的要求在正常和有效运行。

b）各管理体系覆盖的活动涉及法律法规规定的，是否持续符合相关规定。

c）内部审核和管理评审是否规范和有效。针对内审发现的问题或投诉的问题，及时制定并实施了有效的持续改进。

d）对上次审核中确定的不符合采取的措施。

e）投诉的处理。

f）各管理体系总目标及各层级分级目标是否实现。目标没有实现的，获证组织在内部管理评审时是否及时调查并采取了改进措施。

g）任何变更。

h）标志的使用和（或）任何其他对认证资格的引用等。

5.1.3 应在证实获证客户持续满足管理体系标准要求后保持对其的认证。

5.1.4 监督审核的周期

5.1.4.1 对组织管理体系的监督审核必须定期进行，初次认证后的第一次监督审核应在认证决定日期起12个月内进行，此后，监督审核至少每个日历年（应进行再认证的年份除外）应进行一次。且两次监督审核的时间

间隔不得超过15 个月。

超过期限而未能实施监督审核的，应按《GB-CX-23认证资格管理程序》进行暂停处理。

5.1.4.2 如果由于组织的原因，有证据表明获证组织暂不具备实施监督审核的条件，监督审核不能按期进行，获证组织需提出合理的理由，并经技术委员会批准后，可适当延长监督审核，但两次监督审核的时间间隔不得超过15 个月，到期仍不能按期实施监督审核的，审核部按暂停证书处理。

超过暂停期限而未能实施恢复审核的，应按《GB-CX-23 认证资格管理程序》进行撤销处理。

5.1.5 计划和准备

5.1.5.1 市场部经与客户提前调查、沟通，使用监督审核事项安排确认表制定本月的监督审核计划，传递至审核部；

5.1.5.2 审核部应利用“认证机构信息管理系统”，安排审核组（其中审核组成员的选择按照《GB-GF-02 审核组工作须知》要求），并经审核部负责人审批后，以审核任务单的方式通知相应的审核组长，确保其知晓并接受审核安排。审核组的选择应与被审核方的产品和过程有关的技能，工作经验和学历相联系，满足专业能力要求。在审核组的选择过程中也需要根据技术部的评价结果考虑审核组能力的一致性或依据“信息管理系统”审核员相应管理代码选择相对应的审核人员。

5.1.5.3 对已获认证且已满至少一个完整的认证周期的组织，且该组织的体系持续有效；审核方案管理人员应按照该项目已经确定的审核时间下达审核任务，审核组必须严格遵守安排的审核时间，如确需调整应与审核方案管理人员协商，批准后调整。

5.1.5.4 监督审核实施可以安排在计划日期前后二个月内进行，但两次监督审核的间隔时间无特殊情况不能大于12个月。

5.1.5.5 审核组的组成及监督审核的流程按照《GB-GF-02 审核组工作须知》的规定要求执行。

5.1.5.6 审核方案管理人员在下发文件包时应包含的内容：

a）审核任务通知书；

b）审核方案策划表；

c）上一次审核的不符合项通知单；

d）管理体系文件（针对获证组织文件换版、范围变更需重新进行文件审核）；

e）审核作业指导书或审核指南（如组长缺少该行业经验或提出需求时)。

5.1.6 审核前的准备

5.1.6.1 审核组长应将审核通知书提前发送企业，以确认审核组安排及时间安排。同时按审核方案策划表和监督审核要求编制审核计划，审核计划编制时应识别和分析被审核方的过程，审核计划要体现过程模式。审核计划至少在现场审核前2日与客户确认，以便获证组织提出更改意见。

5.1.6.2 审核组长应与审核组成员联系，如必要，应提前召开审核组会议，确保审核组人员了解审核安排，并补充审核方案策划表中内容。审核组应熟悉相应行业的法律法规要求、认证程序及认证要求等。审核组长有责任了解审核组成员对使用审核文件包的熟悉情况，若有需要，应及时提供必要的培训。

5.1.6.3 获证组织文件换版、范围变更审核组长应对文件进行文审并提交文审报告。

5.1.7 监督现场审核流程按照《GB-GF-02 审核组工作须知》的规定要求执行。

5.1.7.1 监督审核应注重组织的内审方案及其可信度。在每年的年度监督审核中，至少宜包含以下方面内容：

l 管理体系在实现获证客户目标方面的有效性

l 与负责管理体系的管理层交谈

l 检查组织是否按管理体系标准的要求实施了接收、记录与外部相关方交流的信息并做出回应的程序

l 检查组织是否实施了定期评价法律法规符合性的程序

l 根据组织的方针为强化管理体系以全面提高绩效所策划的活动的进展情况

l 检查组织对内部审核结果的跟踪情况

l 针对上次审核中确定的不符合所采取的纠正措施

l 对认证证书和报告的使用情况

l 查阅申诉、投诉与争议记录，并确认当出现有不符合或不能满足认证要求的情况时，组织是否已检查其自身体系与程序并采取了适当的纠正措施

l 纠正措施的调查、分析、处理是否全面，是否包括：

a）法规有要求时，通知有关部门

b）尽快恢复符合性

c）防止再发生

d）评价并减少任何管理体系的不利方面及相关影响

e）确保与管理体系其他部分的充分协调

f）评审已采取的纠正措施的有效性

5.1.7.2 当审核计划的内容都已审核完毕，审核组应起草监督审核报告，说明实际审核的区域、推荐意见、及下次监督审核重点，并说明最终的结论。

监督审核的审核报告，应按监督审核方案的内容逐项描述审核证据、审核发现和审核结论。审核组应提出是否继续保持或暂停、撤销认证证书的建议。

5.1.8 审核组长对组织的不符合项整改措施进行关闭后上交监督审核案卷至技术部，转技委会审议。

5.1.9 审批合格后由市场部确认企业的收款情况。由技术部向客户发换发证书，同时在公司网站中及时更新相关数据信息。

5.1.10 技术部将负责审核案卷归档。

5.1.11 对于确认不符合要求的或在监督审核中发现获证方存在严重不符合或其他重要问题，技委会根据监督审核报告及其他相关信息，视情节轻重和纠正情况，可做出如下推荐意见的处理决定:

a)缩小认证范围；

b)暂停使用认证证书和认证标志；

c)撤销使用认证证书和认证标志。

5.2 特殊审核

5.2.1 提前较短时间通知的审核

l 我方获知其体系出现严重问题

l 客户相关方有投诉，或反映其有隐瞒事实真相

l 国家对获证方产品抽查不合格

l 国家、地方行政执法单位对获证方抽查，有违法行为并告知本公司的

l 出现严重的质量/职业健康安全/环境事故或违规行为，受到公开通报的

l 质量/职业健康安全/环境管理体系发生重大变化，影响到体系运行的有效性

l 获证组织对认证证书、标志有较严重的不正确宣传或误导的

l 组织发生的变更需进行确认的情况。

l 获证组织发生了与 OGB 有关的严重事件，如严重事故或严重违法。

l 获证组发生导致监管机构介入的严重事件或违法的情况或在特殊审核期间，审核组直接收集到获证组织发生了与 OGB 有关的严重事件，如严重事故或严重违法的有关导致监管机构参与（调查）的事件信息，技委会决定采取措施的理由，包括，一旦证明体系严重地不能满足 OHSMS认证要求而采取的暂停或撤销认证的措施。

l 其他需要通过一次审核确认组织体系持续有效的情况。

5.2.2 特殊审核的启动:审核部负责特殊审核的启动，对于提前较短时间通知的审核，信息传递人应填写《GBCX-13-02 特殊审核信息表》，经审核部负责人确认处理方式后，开始启动特殊审核。

5.2.3 特殊审核策划:审核部策划特殊审核，策划应考虑审核实施的方式、是否形成文件审核报告、审核成员（是否有必要考虑专业覆盖）、针对专项进行的审核或调查等；确定按何种方式审核，审核方式可以是完整审核、部分审核、单项审核或其他的审核方式，但无论如何必须以处理信息结果的有效性为依据。

5.2.4 根据特殊审核策划，审核部发出特殊审核指令，并提前较短时间通知获证客户后对其进行审核；审核部应在指派审核组时给予更多的关注。

5.2.5 特殊审核应覆盖所涉及信息的管理流程和生产/服务过程进行，如果是结合监督进行还要满足监督审核的要求。

5.2.6 特殊审核流程按策划的审核方式流程实施，符合前期策划的要求。

5.2.7 特殊审核结束后，审核组提交审核资料，编制审核报告，技术委员会审议通过，并作出处理决定。

5.2.8 市场部对特殊审核所做出的决定，通知相关方。

5.3 认证范围的变更

对于已获公博认证的获证组织提出认证范围变更的申请应进行评审，并确定任何必要的审核活动，以做出是否予以变更的决定。这类审核活动可单独就其变更的范围进行审核或同监督审核同时进行。

5.3.1 扩大认证范围

5.3.1.1 由获证组织提出书面申请《GBCX-13-03获证组织信息变更申请书》，提交与扩大认证范围相适应的管理手册、资质证明。必要时，还需提交《GBCX-13-01合同变更/补充协议》。审核部对其进行评审并填写《GBCX-01-01变更评审/策划记录表》，决定是否受理，具体实施按《GB-CX-01申请评审及审核实施管理程序》进行。增加产品覆盖范围的组织可结合监督审核或专项扩大认证范围审核，在“认证机构信息管理系统”中录入范围变更后的内容，并确定是否需要增加审核人日数。

对于扩大认证范围时如结合监督进行，对于增加技术领域同组范围，在监督审核人日数的基础上增加0.5审核人日，对于认证范围跨技术领域类别时，按再认证人日计算，专项扩大认证范围审核时按扩大范围涉及人数确定审核人日。

对于扩大认证范围时如结合监督进行，可在监督审核人日的基础上适当增加审核人日，专项扩大认证范围审核时按扩大范围涉及人数确定审核人日。

5.3.1.2 市场部在正常监督审核沟通前，企业提出认证范围的变更，请其提交书面申请《GBCX-13-03 获证组织信息变更申请书》，必要时，还需提交《GBCX-13-01合同变更/补充协议》。审核部填写《GBCX-01-01变更评审/策划记录表》，由审核部确认范围变更情况，属同类产品的范围变更并且组织规模未变化得情况下由审核部负责人确认，直接在审核方案策划表对应的监督审核和审核任务单中注明，提示组长;范围变更较大的组织，必要时重新签订合同。

5.3.1.3 审核部审核方案管理人员将安排审核组由专人进行文件审查，并进行现场审核，现场审核重点是审核扩大认证范围所涉及的相关过程、活动和部门、生产现场，具体实施按《GB-CX-01申请评审及审核实施管理程序》进行，如果是结合监督进行还要满足监督审核的要求；

5.3.1.4 扩大认证范围的审核结束后，审核组长提交审核资料，技术委员会审议通过，由技术部重新换发认证证书，并在所换发的认证证书中标注换证日期，及时更新网站中获证组织相关数据信息。

5.4 认证证书注册信息的变更

5.4.1 当组织名称发生变更时，第一信息收到人转市场部请其填写《GBCX-13-03获证组织信息变更申请书》由市场部收集变更名称所需资料。获证企业名称发生变更时，应根据变更的情况填写《GBCX-13-03获证组织信息变更申请书》必要时，还需提交《GBCX-13-01合同变更/补充协议》。并收集相关证据，核对组织的产品、服务是否变化。

如仅是组织名称变化其他不变，则由技术部办理证书变更。更新认证机构信息管理系统、公司网站的企业信息，并报CNCA。

如组织名称变化，同时产品、服务发生变化，则需审核部安排现场审核确认，经现场审核确认、技术委员会评价合格后，审核部方可办理证书换发。特别提示：如组织名称变更，同时伴有产品、服务变更，则以原组织名义开展的环境监测结果和职业健康安全检测结果应重新确认其有效性。

5.4.2 当组织的经营地址发生变更时，第一信息收到人请其填写《GBCX-13-03获证组织信息变更申请书》，必要时，还需提交《GBCX-13-01合同变更/补充协议》。审核部确认地址变更内容进行策划，填写《GBCX-01-01变更评审/策划记录表》决定地址变更的审核方式：

5.4.2.1 结合监督审核进行或增加专项审核，评审生产设施、设备变更，是否造成对产品质量影响、环境影响、职业健康安全影响等，应评审适用的地方环境、职业健康安全是否发生变更。经技术委员会审定，技术部重新换发认证证书，及时更改认证机构信息管理系统中组织注册信息，随月报上报国家及时更改国家网站信息，并及时更新网站中获证组织相关数据信息。

5.4.2.2 当组织的经营地址变更仅属于行政区域划分/地名变更，而不涉及上述生产变更、适用的地方环境、职业健康安全是否发生变更的，由第一信息收到人请其填写《GBCX-13-03获证组织信息变更申请书》。审核部收集变更地址所需资料，填写《GBCX-01-01变更评审/策划记录表》经技术委员会确认后，变更注册信息，技术部重新换发认证证书，及时更改认证机构信息管理系统中组织注册信息，随月报上报国家及时更改国家网站信息，及时更新网站中获证组织相关数据信息（必要时需结合监督审核）。

5.5 认证要求的变更

5.5.1 当认证要求发生变更时，公博认证服务有限公司提前通知获证方和申请方以便获证组织在规定的时间内按新要求调整管理体系和采取措施，以保持认证资格。对于不能保持资格的，给予暂停或撤销；对于组织提出不再保持认证资格的给予注销。

5.5.2 审核部在正常监督审核前，市场部向获证组织发出监督审核通知，并再次通知获证组织认证要求的变更或认证标准的换版工作的截止时间，与组织沟通在规定的时间内按新要求调整管理体系，并要求获证组织在监督审核前提交符合要求的管理手册。

5.5.3 审核部接到获证组织符合变更要求的管理手册，在认证机构信息管理系统中标注出变更内容；审核部安排审核组，指定审核人员对变更后的管理手册进行评审，文件符合要求后进行现场审核；

5.5.4 现场审核时审核组应关注认证要求的变更或认证标准的换版内容，审核结束后，审核组长提交审核资料，技术委员会审议通过，总经理批准后，由技术部重新换发认证证书，并在认证机构信息管理系统中更改客户证书状态，及时更新网站中获证组织相关数据信息。

5.5.5 技术部将审核案卷归档，将系统中企业档案最新获证组织的相关文件上传保存，并在企业纸质档案目录中标注归档时间与内容。

6 相关文件

GB-CX-01 申请评审及审核实施管理程序

GB-CX-23 认证资格管理程序

GB-GF-02 审核组工作须知

7 记录

GBCX-01-01 变更评审/策划记录表

GBCX-01-30 获证组织信息调查表

GBCX-13-03 获证组织信息变更申请书

GBCX-13-02 特殊审核信息表

GBCX-13-01 合同变更/补充协议

GBCX-01-24 受审核组织多场所清单