文件控制管理程序

1 目的

明确规定公司管理体系文件的控制要求，确保管理体系文件充分、适宜，需要使用文件的场所均能获得有效文件，所有文件均能得到有效控制。

2 适用范围

适用于公司管理体系文件及外来文件的控制。

3 职责

3.1 管理者代表：负责组织管理体系文件编制、修订工作的总体策划安排。

3.2 技术委员会：负责认证业务相关的法律法规、认可规范、标准以及认证审核相关的技术规范、标准文件的收集和管理。

3.3 技术部：

a）负责认证行业主管部门（CNCA、CNAS、CCAA等）发文接收、传递和归档管理；

b）负责认证年鉴、认证杂志等认证行业信息文件的收集、分发和归档管理。

c）负责体系文件的管理与发放；

3.4 审核部：负责审核作业指导文件的编制与管理。

3.5 行政人事部：负责公开文件的发布、发放管理。

3.6 各部门：负责本部门所需的操作文件的编制与管理。

4 工作程序

公司管理体系文件组成：

a）管理手册

b）程序文件

c）作业文件

d）公开文件

e）外来文件

f）内控文件

g）质量记录表格

4.1 文件的编号方法

a）管理手册的编号方法

手册编号由公司拼音字母代码（GBRZ）、质量管理手册英文缩写（QM）、版本号（XX）、分隔符（-）组成，编号示例为：GBRZ－QM－A0。

b）程序文件的编号方法

程序文件编号由公司拼音字母代码缩写（GB）、程序拼音首字母（CX）、程序文件流水号（01）、版本号（XX）、分隔符（-）组成。 编号示例：GB-CX-01（A0）。

c）操作文件的编号方法

操作文件由公司拼音字母代码缩写（GB）、规范操作文件拼音缩写（GF）、规范操作文件流水号（01）、版本号（XX）、分隔符（-）组成。编号示例：GB—GF—01（A0）。

d）公开文件的编号方法

由公司拼音字母代码缩写（GB）、字母（OD）、公开文件流水号（01）、版本号（XX）、分隔符（-）组成。编号示例：GB-OD-01（A0）。

e）外来文件的编号方法

发文单位、发文时间、发问号、文件名称、实施/修订时间、文件流水号（001）。

编号示例：认监委 2020年08月26日 第21号公告  “认监委关于发布2020年第一批认证认可行业标准的公告。”

f）内控文件的编号方法

由公司拼音字母代码缩写（GB）、内控文件拼音首字母（NK）、内控文件流水号（01）、版本号（XX）、分隔符（-）组成。编号示例：GB—NK-01（A0）。

g）质量记录的编号方法

由公司拼音字母代码缩写（GB）、程序或规范操作文件拼音首字母（CX/GF）、程序或规范操作文件号、记录流水号（01）、版本号（XX）、分隔符（-）组成。编号示例：GBCX-01-02（A0）。

4.2 体系文件的修订状态标识

各类文件的修订状态均以版本号、数字（1、2、3...）进行标识。

4.3 体系文件的编制、审核、批准

4.3.1 管代组织对管理体系所需各类文件进行策划、编制，包括文件名称、主体内容、主责部门。

4.3.2 各类操作文件、记录表格由主责部门编制，管代审核，报总经理批准。

4.3.3 所有管理体系文件及表格编制完成进行审批时,均需填写《GBCX-05-01 文件审批表》，各层次审核、批准签字后，将《GBCX-05-01 文件审批表》及纸质文件交技术部存档备案，本部门留存文件审批原件的复印件。

4.4 体系文件档案的建立

技术部建立《GBCX-05-03 有效文件清单》及《GBCX-06-01 记录总清单》，经审批的文件列入《GBCX-05-03 有效文件清单》，表格列入《GBCX-06-01 记录总清单》，并在文件发生新增或变更时及时更新，保持最新状态。

4.5 体系文件的发放

4.5.1 所有体系文件均应发放现行有效版本，确保文件的适用性和有效性。

4.5.2 所有管理体系文件及表格经审批后，由技术部按照发放范围发放。除记录表格以外，各类文件发放时均应转换为 PDF 的文件格式。

4.5.3 所有体系文件除按 CNCA 行政审批要求以外，一般不发放纸质版本文件, 需要发放时应经管理者代表批准。

4.5.4 电子版文件通过企业微信文件借阅审批申请，由管理者代表确认发放并记录，纸质文件发放时均应使用《GBCX-05-02 文件发放记录表》进行登记，要求收文部门或个人接收时签字，外来文件，由技术部按管代批准的范围传阅或复印分发，填写《GBCX-05-02 文件发放记录表》。

4.5.5 公开文件按受控文件管理，在公司网站发布，纸质文件由市场服务部向相关方发放最新有效文件。纸质公开文件发放后，如进行了更新，旧文件无需收回。

4.5.6 专业审核指导书由审核部按业务需求发放，保存发放记录。

4.6 外来文件的控制

4.6.1 外来文件主要包括：

a) 适用的法律法规；

b) 各级认证认可行政主管部门的通知、规章制度、行政法规；

c) 认可规范；

d) 与业务范围有关的（产品标准、环境标准、职业安全健康标准、及其他相关标准。）

e) 其他行政管理文件。

4.6.2 国家认监委、认可委、认证认可协会文件由管代收阅、总经理批示后,相关部门执行。

4.6.3 法律法规的获取

技委会通过各级行政主管部门、公共出版物、国家标准化管理委员会等渠道，每季度收集一次国家有关部委、行业主管部门或地方行政主管部门颁布的关于质量管理、环境保护、职业安全健康管理、食品安全、产品要求及产品制造等方面相关的法律、法规、标准，以及行业/专业主管部门的产业实施规范，最新的技术知识信息等。

4.7 电子文件的控制

4.7.1 所有受控文件及记录表格均应保存有效版本的电子文档，并加密保护。

4.7.2 发放的有效版本电子文件，均以 PDF 格式发布。

4.8 体系文件的更改

4.8.1 体系文件的更改由原编制部门实施，填写《GBCX-05-02 文件修改审批表》说明更改理由和更改内容，按文件原报批程序进行审批，经批准并修改完成后报技术部备案。

4.8.2 经修改完成的体系文件由技术部进行记录与统计，修改后的体系文件按发放要求及时发放到位，并做发放记录。

4.8.3 电子文件的修改采用删除原文件，存放新文件的方式进行，技术部负责标识、留存

旧文件。

4.9 体系文件的作废与销毁

4.9.1 对作废体系文件，由原批准该文件的主管领导审批后，统一销毁。同时，报技术部备案。

4.9.2 如审批要求作废文件需做历史资料保留，原编制部门应加盖红色“作废”印章字样，以防止误用。如是电子版本文件，则应加红色“作废保留”水印，并加密管理。

5 相关记录

5.1 《GBCX-05-01 文件审批表》

5.2 《GBCX-05-03 有效文件清单》

5.3 《GBCX-06-01 记录总清单》

5.4 《GBCX-05-02 文件发放记录表》

5.5 《GBCX-05-04 文件阅办单》

5.6 《GBCX-05-02 文件修改审批表》