认证资格管理程序
发布日期：(2023-12-25 16:15:17) 点击次数：362
文件编号：GB-CX-23
认证资格管理程序
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2023.06.01 |
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B/0 |
整体换版 |
技委会 |
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2023.06.01 |
目录
认证资格管理程序
制定本程序以确保公司的认证授予、保持、更新、扩大、缩小、暂停、恢复、撤销获证组织全部或部分认证范围和证书自动失效工作符合规定的要求。
本程序适用于本公司开展管理体系认证和服务认证证书的授予、保持、更新、扩大、缩小、暂停、恢复、撤销和证书自动失效的管理。
3.1总经理或其授权人负责证书的授予、保持、更新、扩大、缩小、暂停、恢复和撤销的批准。
3.2技术委员会负责认证资格授予、保持、更新、扩大、缩小、暂停、恢复、撤销的控制；
3.3市场部负责更新获证组织证书状态的信息。
3.4市场部负责证书资格管理过程中客户信息沟通及相关维护工作。
4.1授予（更新）认证资格的条件和程序
4.1.1授予（更新）认证资格的条件
a）认证申请方是具有法律地位的组织，或是具有法律地位较大组织的一部分；
b）国家或地方或行业有要求时，认证申请方具有规定的资质；
c）认证申请方申请认证（再认证）范围在法律地位文件和资质规定的范围内；
d）认证申请方的申请材料真实、准确、有效；
e）认证申请方已与公司签署认证（再认证）合同，承诺始终遵守认证及公司的有关规定，并按照认证合同规定缴纳认证费用；
f）认证申请方建立和实施的管理体系符合认证标准要求；
g）组织应积极遵守国家有关产品质量法律法规和标准，对于存在违规现象的，需采取纠正措施，且方案正在得到落实；
h）认证之日前一年内（至少），未发生过重大的违反法律法规；
i）组织的管理体系在原证书有效期内良好保持并按期接受了公司的监督审核；
j）根据再认证审核的结果（再认证的现场审核及不符合项关闭在原证书有效期内实施完成），以及认证周期内的体系评价结果和认证使用方的投诉，做出是否更新认证的决定。
4.1.2授予（更新）认证资格的程序
a）公司向认证申请方提供认证有关信息的公开文件，认证申请方已知悉并理解；
b）认证申请方向公司正式提交《GBCX-16-01认证申请书》和相关附件；
c）认证申请方与公司签署《GBCX-16-02认证合同》、并按照规定缴纳认证（再认证）费用；
d）认证申请方申请认证的管理体系文件经审查已覆盖申请认证范围，并符合认证标准；
e）认证申请方申请认证的管理体系，经公司委派的审核组的审核符合认证标准、准则和其他必要的附加要求。审核组不符合报告中提出的不符合已经在商定的限期内采取纠正和纠正措施，并经验证有效。审核组提出同意推荐认证注册的结论意见；
f）经公司技术委员会审定，提出的问题已经得到妥善解决，并经验证有效，认为受审核方在认证范围内已满足授予认证（再认证）注册资格的条件，报公司总经理批准，由总经理或其授权人批准签发认证证书；
g）公司向认证申请方颁发认证证书，并授权使用认证标志；
h）认证证书的发证日期在认证决定结论为符合要求的日期之后，认证证书有效期为三年。
4.2保持认证资格的条件和程序
4.2.1保持认证资格的条件
a）获证组织的法律地位、资质持续符合国家的最新要求，并认证范围在其有效的法律地位文件和资质规定的范围内；
b）获证组织的管理体系持续符合认证准则要求；
c）获证组织持续遵守认证及公司有关的规定；
d）获证组织于获证期间在认证范围内未发生重大事故和国家检查不合格；
e）获证组织在获证期间未发生误用认证证书和认证标志，如有发生能及时有效地采取纠正和纠正措施，并将误用产生的影响降至最小程度；
f）获证组织对顾客或相关方的重大投诉和抱怨能及时有效地处理；
g）获证组织能按照公司要求向公司通报管理体系和重要过程变更等信息；
h）获证组织履行与公司签署认证合同中规定的责任和义务，并按照认证合同规定缴纳认证费用；
i）在认证证书有效期内，如果获证组织发生或需要变更，获证组织填写《GBCX-13-03获证组织信息变更申请书》，遵守公司有关变更的规定；并按《GB-CX-01申请受理与审核实施管理程序》执行。
4.2.2保持认证资格的程序
4.2.2.1获证组织在获证期间内始终接受公司的监督，并在规定的限期内接受公司的监督审核，如果能持续符合认证标准和其他必要的附加要求，在不符合报告中提出的不符合已经在商定的限期内采取有效的纠正和（或）纠正措施。审核组长做出保持认证资格的决定，并由公司向获证组织颁发监督审核通知书，应满足下列前提条件时，可以根据审核组长的肯定性结论保持对客户的认证，而无需对这一结论进行独立复核：
a）对于任何可能导致暂停或撤销认证的不符合或其他情况，认证机构有制度要求审核组长向认证机构报告需由具备适宜能力且未实施该审核的人员进行复核，以确定能否保持认证；
b）具备能力的认证机构人员对认证机构的监督活动进行监视，包括对审核/审查员的报告活动进行监视，以确认认证活动在有效地运作。
4.2.2.2在认证证书有效期内如有认证要求变更，公司将变更要求以公开文件及其他方式通报获证组织，执行《GB-CX-01申请受理与审核实施管理程序》，并经公司验证在认证范围内管理体系满足变更的要求；
4.2.2.3需要换发证书情况下，执行《GB-CX-01申请受理与审核实施管理程序》，经必要的审查（审核）和技术委员会对相关材料进行审定，认为获证（申请）组织在认证范围内能满足保持认证资格的条件，经公司总经理或其授权人批准换发认证证书。
4.3扩大认证范围的条件和程序
4.3.1扩大认证范围的条件
a）国家或地方或行业有要求时，获证组织在扩大认证范围内具有规定的资质；
b）获证组织申请扩大认证范围在法律地位文件和资质规定的范围内；
c）获证组织的管理体系覆盖申请扩大的认证范围，并符合认证标准要求；
d）至少近一年来，获证组织在申请扩大认证范围内未发生重大事故和国家检查不合格；
e）获证组织与公司签署认证合同中列有的认证范围未包括扩大认证范围的，需要补充扩大的认证范围，并按照认证合同规定缴纳补充认证费用。
4.3.2扩大认证范围的评审
市场部客服人员首先核实《GBCX-13-03获证组织信息变更申请书》或《GBCX-01-30获证组织信息调查表》及其所附文件（提交与扩大认证范围相适应的管理手册、资质证明）和资料的完整性和准确性，如不符合要求，应要求客户尽快给予补充或修改。
市场部申请评审人员应对申请组织提交的申请资料进行评审，根据申请认证的活动范围及场所、员工人数、完成审核所需时间和其他影响认证活动的因素，审核部对其进行评审并填写《GBCX-01-01申请评审与审核方案记录表》，决定是否受理。
申请评审应在接到客户提交的申请表及完整资料后5个工作日内完成，应有相关大类专业人员参与评审，确定认证围及涉及的专业代码，增加产品覆盖范围的组织可结合监督审核或专项扩大认证范围审核，在办公软件中录入范围变更后的内容，并确定需增加审核人天数。
对于扩大认证范围时如结合监督进行，可在监督审核人日的基础上适当增加审核人日，专项扩大认证范围的审核时按扩大范围涉及人数确定审核人日。
4.3.3扩大认证范围的程序
a）获证组织向公司提出扩大意向，公司向获证组织提供与扩大认证范围有关信息的公开文件，获证组织已知悉并理解；
b）获证组织向公司正式提交扩大认证范围的《GBCX-13-03获证组织信息变更申请书》和相关附件；
c）需要时，获证组织与公司补充签署或修订认证合同，并按照规定补充缴纳认证费用；
d）获证组织申请扩大认证范围所涉及的管理体系文件经审查已符合认证标准；
e）获证组织申请扩大认证范围所涉及的管理体系，经公司委派的审核组的审核符合认证标准和其他必要的附加要求。在不符合报告中提出的不符合已经在商定的限期内采取纠正和纠正措施，并经验证有效，审核组提出推荐扩大认证范围的结论意见；
f）经技术委员会评定，或提出的问题已得到有效解决，认为获证组织在申请扩大认证范围内已满足批准认证资格的条件，报公司总经理批准，由公司总经理或其授权人签署换发认证证书，但认证证书的注册号和有效期保持不变；扩大认证范围的具体操作要求详见《GB-CX-13监督与特殊审核管理程序》中的具体规定。需要时，应识别扩大认证范围后是否对仍保证认证范围内的活动持续符合认证要求，应评价所产生的负面影响或增加的认证风险。适当时，提出处理措施意见。
4.4缩小认证范围的条件和程序
4.4.1缩小认证范围的条件
a）获证组织的认证范围内部分产品范围、现场、区域、生产线、主要过程等不再继续符合认证标准和其他附加要求；
b）获证组织的认证范围内部分产品范围、现场、区域、生产线、主要过程等不愿再继续保持认证资格，但前提是获证组织不能将不可分开的、负有直接责任的关键过程、环境风险或职业健康安全风险较大的部分从管理体系中剔除掉；
c）组织不再生产某类产品或不再提供某种服务；
d）客户未能在规定的时限内解决造成暂停的问题，在不影响客户责任和整个管理体系符合标准的完整性前提下，与客户协商，可以将不满足体系要求的部分，从认证范围中删除。
4.4.2缩小认证范围的程序
a）获证组织向本公司正式提交缩小认证范围的《GBCX-13-03获证组织信息变更申请书》，并提供理由和证据；
b）需要时，公司应识别缩小认证范围后原认证范围内的活动是否持续符合认证要求，应评价可能产生的负面影响或增加的认证风险。适当时，提出处理措施意见；
c）经公司认证决定小组评定，认为获证组织缩小的认证范围符合认证准则要求，报公司总经理批准，由总经理或其授权人签署换发认证证书，但认证证书的注册号和有效期保持不变；
d）需要时，获证组织与公司修订认证合同；认证范围的缩小应与认证标准的要求一致。需要时，应识别缩小认证范围后其认证范围内的活动是否持续满足认证要求，应评价所产生的负面影响或增加的认证风险。适当时，提出处理措施意见。
4.5暂停认证资格的条件和程序
4.5.1暂停认证资格的条件
获证组织存在以下情形之一的，审核部应在调查核实后及时报告市场部，市场部5个工作日内暂停其认证证书，并将暂停信息进行上报。
4.5.1.1监督审核受理或实施过程中，发现受审核方的管理体系运行存在严重问题，不能持续满足认证要求的，如：
a）部分或全部认证/注册范围或认证业务领域未达到保持认证有效性条件的；
b）持有的国家法规强制要求的许可文件，如行政许可证明、资质证书、强制性认证证书等过期失效，重新提交的申请已被受理但尚未换证的；
c）有关执法监管部门抽查不符合的，如产品质量监督抽查不合格、环境检测结果不达标、劳动安全检测结果不达标，但未出现重大产品或服务质量安全事故，未造成严重后果的；
d）顾客对获证组织有重大投诉，经查存在严重问题的；
e）违反了认证证书和标志使用规定，但未产生严重后果且正在整改中的。
4.5.1.2不承担、履行认证合同约定的责任和义务，如：
a）不能按要求的频次或间隔期限接受监督或再认证审核的；
b）拖期未缴纳认证费用的。
4.5.1.3被有关执法监管部门责令停业整顿的。
4.5.1.4被地方认证监管部门发现体系运行存在问题，需要暂停证书的。
4.5.1.5获证组织主动提出暂停的。
4.5.1.6发生其他违反法律法规或违背认证合同，应当暂停认证证书的。
4.5.2暂停认证资格的程序
a）凡属于4.5.1.1条款所述情况，如在客服受理之前发现的，由审核部报给市场部，如在审核实施后发现的，审核组提出暂停认证资格的推荐意见，并在审核报告中将实际情况如实记录，并将相关资料上报技术委员会；经审定通过并报公司总经理或其授权人批准后，作出是否暂停认证资格的认证决定，并将暂停认证资格的原因写入《GBCX-23-04暂停/撤消证书及停止使用认证标志审批表》，并在2个工作日内按相关要求附相关证明材料，报技术部审批，必要时，市场部依据认证决定的结果，填写并向获证组织发送《GBCX-23-01撤销认证资格通知书》或《GBCX-23-02暂停认证资格通知书》；
b）初次认证后的第一次监督审核应在认证决定日期起12个月内进行，此后，监督审核至少每个日历年（应进行再认证的年份除外）应进行一次。如由于组织的原因不能按期进行监督审核，获证组织需提出合理的理由，并经审核部批准后，可适当延长监督审核期限，但两次监督审核的时间间隔不得超过15个月，超过监督审核期限不能按时接受监督审核的组织，5个工作日内由市场部办理相关暂停适宜；
c）技术部负责在公司网站上和获证组织数据库中标识证书状态并要求其暂停使用认证证书和认证标志。公司应使认证资格的暂停信息可公开获取，并采取其认为适当的任何其他措施；
d）暂停期为6个月，并在《GBCX-23-01撤销认证资格通知书》或《GBCX-23-02暂停认证资格通知书》中写明。未能按规定时限接受再认证审核办理的暂停，不能超过证书有效期。
4.6恢复认证资格的条件和程序
4.6.1恢复认证资格的条件
获证组织提供的证明材料表明，已针对暂停认证资格的原因采取了有效的纠正措施，产生原因已经消除，重新符合了相关的认证要求，包括：
a）受审核方未在公司规定的时限内接受监督审核被暂停的，需附监督审核计划和监督审核报告；
b）发生重大事故被暂停的，需附组织事故调查分析报告（自身的和国家有关部门的）以及公司就此事故进行追综审核的审核报告，表明纠正及纠正措施充分有效；
c）因投诉被暂停的，需提交公司针对投诉的调查报告以及组织针对投诉原因采取的纠正措施及验证材料；
d）因未交纳审核费用被暂停的，需附交费证明（如汇款凭证复印件）；
e）其他针对暂停证书原因提交的纠正材料或证明性文件。
4.6.2恢复认证资格的程序
a）当获证组织在认证暂停期间消除资质有效性问题后，市场部填写GBCX-23-05《恢复认证资格申请及工作流程表（一）》,报审核部和技术部批准后，通过国家市场监督管理总局认证认可公共服务平台恢复认证证书状态。对于未按时监督审核暂停项目，审核部安排审核后，填写GBCX-23-05《恢复认证资格申请及工作流程表（二）》，根据审核组的结论，技术部作出是否恢复认证资质，对于其他原因，比如违规、处罚等情况，审核部根据事故事件调查情况，填写GBCX-23-05《恢复认证资格申请及工作流程表（三）》，审核组应及时进行跟踪检查，验证其纠正/纠正措施的有效性。如符合要求，审核组提出同意恢复认证资格的结论意见，并上报技术委员会；经审定作出恢复认证资格的认证决定，并报公司总经理批准后，市场部依据认证决定的结果，填写并向获证组织发送《GBCX-23-03恢复认证资格通知书》；
b）技术部在公司网站上和获证组织数据库中更新证书状态。
4.7撤消认证资格的条件和程序
4.7.1撤消认证资格的条件
获证组织存在以下情形之一的，技术委员会应在调查核实后的5个工作日内撤销其认证证书，并将撤销信息报送CNCA。
a）被撤销或注销法律地位证明文件或许可资格的；
b）出现重大的产品或服务等质量安全责任事故，造成严重影响，性质非常恶劣的；
c）管理体系未运行或者已不具备运行条件的；
d）违反证书和标志使用规定，并造成严重后果的；
e）拒绝配合认证监管部门实施的监督检查，或者对有关事项的询问和调查提供了虚假材料或信息，经查证属实的；
f）暂停认证证书的期限已满但导致暂停的问题未得到解决或纠正的（包括持有的国家法规强制要求的许可文件已经过期失效但申请未获批准）。
g）其他严重违反法律法规或违背认证合同的，应当撤销认证证书的。
4.7.2撤消认证资格的程序
a）现场审核过程中发现获证组织存在4.7.1条款所述情况，审核组提出撤销认证资格的推荐意见，并将相关资料上报技术委员会；经公司认证决定审定通过并报公司总经理批准后，作出撤销认证资格的认证决定。市场部依据认证决定的结果，填写并向获证组织发送《GBCX-23-01撤销认证资格通知书》；
b）若发现获证组织存在4.7.1条款所述情况，市场部应将撤销认证资格的原因写入《GBCX-23-04暂停、暂停恢复、撤消认证资格呈批表》，并在2个工作日内按相关要求附相关证明材料，报技术部审批后，制作《GBCX-23-01撤销认证资格通知书》，并向获证组织发送；
c）技术部负责在公司网站上和获证组织数据库中标识证书状态并要求其停止使用认证证书和认证标志。公司应使认证资格的撤销信息可公开获取，并采取其认为适当的任何其他措施。对于组织发生重大事故的，相关信息需报认可机构；
d）获证组织在证书有效期内不愿继续保持认证注册资格时，可以由其授权人正式（盖公章）提出申请，交还证书原件，并保证不在任何场继续使用认证证书及标志，经公司执行上述审批手续后撤消证书。
4.8证书的自动失效
对于到期自动失效的获证组织，技术部依据失效证书名录在获证组织数据库中加以“失效”标识，并不显示在网络信息查询中。
5.1GB-CX-11体系认证证书和标志管理程序
5.2GB-CX-13监督与特殊审核管理程序
6.1GBCX-23-01撤销认证资格通知书
6.2GBCX-23-02暂停认证资格通知书
6.3GBCX-23-03恢复认证资格通知书
6.4GBCX-23-04暂停/撤消证书及停止使用认证标志审批表
6.5GBCX-23-05《恢复认证资格申请及工作流程表（一）（二）（三）